Tworzenie reguły przypisania w Dynamics 365

W Dynamics 365 reguły przypisania są mechanizmem, który pozwala automatycznie kierować nowych potencjalnych klientów, szanse sprzedaży i szczegółowe informacje do odpowiednich sprzedawców lub zespołów ds. sprzedaży na podstawie określonych kryteriów.

Przykłady sytuacji, w których mogą być używane reguły przypisania w Dynamics 365, obejmują automatyczne przypisywanie zgłoszeń obsługi klienta do dostępnych pracowników na podstawie ich umiejętności, dostępności czasowej lub innego kryterium. Dzięki temu narzędziu można zoptymalizować procesy pracy i skrócić czas reakcji na zgłoszenia.

Aby utworzyć regułę przypisania, należy zmienić obszar na Ustawienia aplikacji Sales Insights. Opcja ta znajduje się w prawym dolnym rogu ekranu.

Kolejnym krokiem jest przejście do sekcji: Ustawienia globalne > Przypisanie pracy > Dodaj regułę przypisania.

Reguła może być utworzona. W pierwszej kolejności należy uzupełnić nazwę.

W kolejnym kroku, sekcji 2, wybierany jest odpowiedni segment – grupa elementów, np.potencjalni klienci, dla której jest tworzona reguła. Jeśli segment nie istnieje, jest możliwość utworzenia nowego. Po wybraniu segmentu dodawane są warunki. Można ich dodać maksymalnie 10. Są możliwe 3 sposoby dodania warunków:
- Dodaj wiersz – dodanie prostego warunku poprzez wybór atrybutu, operatora i wartości,
- Dodaj grupę – możliwość filtrowania rekordów przy pomocy wielu atrybutów połączonych przez ORAZ albo LUB,
- Dodaj powiązaną encję – dodanie warunku na podstawie atrybutu z tabel pokrewnych.
Ostatnim krokiem w tej sekcji jest możliwość zaznaczenia opcji Uwzględnij elementy typu potencjalni klienci w ciągu ostatnich. Pozwoli przypisać sprzedawców do elementów, które zostały utworzone w określonym horyzoncie czasowym.

W sekcji 3 elementy są przypisywane do sprzedawców. Znajduje się tu lista z możliwością wyboru: - Dowolny sprzedawca – elementy zostaną przypisane do każdego sprzedawcy, który jest dostępny, - Sprzedawcy mający pasujące atrybuty– muszą spełniać określone warunki, można je zdefiniować podczas tworzenia reguły, - Określeni sprzedawcy – wybór sprzedawców z listy, - Zespoły mające pasujące atrybuty– muszą spełniać określone warunki, należy je zdefiniować podczas tworzenia reguły, - Określone zespoły - wybór zespołów z listy, - Kolejki mające pasujące atrybuty– muszą spełniać określone warunki, należy je zdefiniować podczas tworzenia reguły, - Określona kolejka – przypisane elementów do wybranej kolejki.

W sekcji 4 należy wybrać sposób rozdzielania rekordów przez regułę do sprzedawców:
- Działanie okrężne - rekordy są równomiernie przypisywane pomiędzy sprzedawców, którzy spełniają kryteria do otrzymania potencjalnego klienta, zgodnie z warunkami reguły przypisywania,
- Równoważenie obciążenia - potencjalni klienci są przypisywani do sprzedawców w zależności od ich obciążenia, co pozwala utrzymać równowagę pracy między wszystkimi sprzedawcami.
Następnie możemy zaznaczyć opcje:
- Przypisz, jeśli sprzedawca jest dostępny w ciągu – należy przy zaznaczeniu wybrać liczbę godzin(maksymalnie 120),
- Przypisuj elementy typu potencjalni klienci na podstawie dyspozycyjności sprzedawcy.