W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy branży, terminowe regulowanie należności przez klientów ma kluczowe znaczenie dla utrzymania płynności finansowej. Niestety, w praktyce opóźnienia w płatnościach zdarzają się często – z różnych powodów: od zwykłego przeoczenia terminu, po chwilowe problemy finansowe kontrahenta. Przeterminowane faktury stanowią realne ryzyko dla firmy, dlatego tak ważne jest systematyczne monitorowanie należności i przypominanie klientom o zaległych płatnościach.
Monity, czyli formalne przypomnienia o konieczności uregulowania zobowiązań, to jedno z podstawowych narzędzi wspierających proces windykacji miękkiej. W życiu codziennym również spotykamy się z podobnymi mechanizmami – banki przypominają o ratach kredytów, operatorzy telekomunikacyjni o niezapłaconych rachunkach, a sklepy internetowe o nieopłaconych zamówieniach. Regularne i uprzejme przypomnienia nie tylko pomagają skrócić czas oczekiwania na płatność, ale też pozwalają budować profesjonalne relacje z klientami.
W Microsoft Dynamics 365 Business Central proces monitorowania przeterminowanych należności oraz wysyłania monitów został zautomatyzowany i maksymalnie uproszczony. System pozwala nie tylko na bieżące śledzenie niezapłaconych faktur, ale również na generowanie i wysyłanie przypomnień płatniczych do klientów – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Chcąc rozpocząć zabawę z monitami w systemie Business Central oraz zrozumieć w pełni ich przepływ, należy uprzednio sprecyzować kilka powiązanych ze sobą ustawień. Na sam początek zaczniemy od „Warunków Monitów”, decydujących kiedy i w jaki sposób monit ma zostać wysłany do nabywcy.
Zdefiniować musimy pożądany kod warunków, opis, maksymalną liczbę możliwych do utworzenia monitów, opcjonalne księgowanie odsetek, opłat dodatkowych jak i opłat dodatkowych według wiersza. Możemy również sprecyzować minimalną kwotę na podstawie której utworzony zostanie monit. Tak zdefiniowany kod warunków monitów, należy przypisać bezpośrednio na kartotece nabywcy.
Idąc w głąb szczegółowych ustawień, należy przejść do poziomów monitów. Ustawiamy je zgodnie z naszą polityką biznesową i potrzebą informowania o zaległościach. Dla przykładu utworzymy ich trzy:
Okres prolongaty - długość okresu po jakim system może wygenerować monit dla przeterminowanej należności
Formuła terminu płatności - definiuje termin płatności jaką otrzyma monit od daty jego wystawienia
Dodatkowo system umożliwia nam obliczenie odsetek, określenie kwoty opłaty dodatkowej oraz jej typ kalkulacji.
Każdy zdefiniowany poziom monitu, posiada swój indywidualny tekst początkowy oraz końcowy.
Przykład tekstu początkowego:
Przykład tekstu końcowego:
Po sprecyzowaniu powyższych ustawień, możemy przejść do utworzenia monitu przechodząc w Business Central w kartotekę „Monity”. Dostępna tam funkcja „Utwórz Monity” jest najprostszą drogą do utworzenia docelowego, pożądanego monitu. Za jej pomocą możemy wygenerować robocze monity dzięki odpowiednim filtrom nabywców, zapisów, dat etc, które stanowczo nam to ułatwiają.
Tym oto sposobem wygenerowaliśmy wiersz monitu, dla pożądanego nabywcy z przeterminowaną należnością.
Przechodząc do środka wygenerowanego monitu, na pierwszy rzut oka możemy zauważyć format standardowego dokumentu, składającego się z nagłówka oraz wierszy. W pierwszym z nich mamy informacje dotyczące nabywcy, poziomie monitu oraz odpowiednich datach sprecyzowanych w filtrach podczas tworzenia. W wierszach natomiast widzimy odpowiednie zapisy dotyczące przeterminowanych należności wraz z tekstem początkowym oraz końcowym, które wcześniej sprecyzowaliśmy. Większość danych jest wciąż edytowalna do momentu wygenerowania.
Gdy jesteśmy pewni, że wszystkie dane zawarte w monicie są poprawne, możemy przejść do ostatniego etapu czyli generowania monitu.
Wygenerowany monit możemy znaleźć na kartotece „Wygenerowane monity”.
Z tego miejsca możemy go wydrukować, chcąc przesłać go do nabywcy w formie papierowej, lub bezpośrednio wysłać pocztą e-mail.
Możemy jeszcze w formie eksperymentu zweryfikować poprawność poziomów monitów które na samym początku zdefiniowaliśmy. Podczas, gdy wygenerowaliśmy już monit pierwszego poziomu, chcąc wygenerować go ponownie dla tych samych dat, system nie utworzy żadnego dokumentu.
Natomiast (na poczet przykładu), gdy zamanewrujemy datą dokumentu w przód, uzyskamy już monit poziomu drugiego zgodnie z definicją poziomów, dla którego sprecyzować możemy np. kompletnie inną formę tekstu początkowego jak i końcowego.
Mam nadzieję, że udało mi się przybliżyć wam możliwość monitorowania przeterminowanych należności w obrębie systemu Business Central, a z pomocą tego artykułu każdy, kto będzie potrzebował sprecyzować ustawienia monitów w swoim przedsiębiorstwie, otrzyma zastrzyk pomocnej wiedzy. Na dzisiaj to wszystko z mojej strony, zachęcam jak zawsze do przetestowania funkcjonalności oraz śledzenia naszego bloga w celu poznawania kolejnych przydatnych możliwości systemu Business Central.
