Alokacja kosztów i przychodów to kluczowy element zarządzania finansami w każdej organizacji, która dąży do lepszego zrozumienia, kontroli i optymalizacji swoich wydatków i wpływów. Dzięki niej możliwe jest np. precyzyjne przypisanie kosztów do odpowiednich miejsc ich powstawania – takich jak centra kosztów, typy kosztów czy konkretne obiekty. Pozwala to nie tylko na sprawiedliwe rozdzielanie kosztów wspólnych (np. zużycia energii, ogrzewania czy kosztów administracyjnych), ale także na trafniejsze podejmowanie decyzji biznesowych, lepsze planowanie budżetu i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Dobrze skonfigurowana alokacja pozwala nie tylko na przejrzystość finansową, ale również na automatyzację procesów księgowych. System Business Central oferuje wiele funkcjonalności, które pomogą nam alokować koszty i przychody według różnych kryteriów - jedną z nich są Konta alokacji. W tym wpisie skupimy się przede wszystkim na zdaje się bardziej popularnych przypadkach, czyli alokacji kosztów. Alokacja przychodów, przy wykorzystaniu narzędzia jakim są konta alokacji jest analogiczna.
Case 1
Załóżmy, że chce wykonać alokację kosztów na trzy różne oddziały w różnych podziałach procentowych (każdy oddział ma oddzielne konto):
1. Oddział Rzeszów: 40% kosztów
2. Oddział Warszawa: 50% kosztów
3. Oddział Kraków: 10% kosztów
1/ Przechodzimy na stronę Konta alokacji i wybieramy +Nowy.
2/ W sekcji Ogólne wypełniamy pola:
Nr: 0003
Nazwa: Koszty
Typ konta: Stały podział
• Stały podział - aby podzielić wydatki w sposób, który powtarza się w dłuższym okresie czasu, można użyć stałej alokacji.
• Zmienny podział - aby podzielić przychody lub wydatki na podstawie wartości, które zmieniają się w czasie, należy użyć metody alokacji zmiennej. Alokacje zmienne umożliwiają określenie źródeł, które mają być używane do obliczania wartości procentowych alokacji. Ta metoda jest przydatna na przykład do podziału kosztów pracowniczych według zmieniającej się liczby pracowników w dziale lub wydziałach.
Podział wiersza dokumentu: Podziel kwotę
3/ Następnie uzupełniamy wiersze:
Typ konta docelowego: Konto K/G ponieważ chcemy alokować koszty na różne konta księgi głównej.
Numer konta docelowego: tutaj wskazujemy konta na, które mają trafić koszty w określonym podziale kwoty.
Udział: należy wskazać jaki procent kwoty ma zostać zaalokowany na wskazane konto.
Poniżej uzupełnione pola do przyjętego scenariusza:
4/ Do każdego wiersza alokacji możemy dodać także wymiary.
Załóżmy, że chce, aby 50% kosztów alokowanych dla Warszawy uzyskało wartość wymiaru DZIAŁ = PROD, więc należy zaznaczyć wiersz z kontem 401-01 i ze wstążki wybrać Wymiary, a następnie wybrać odpowiadający nam wymiar i jego wartość.
5/ Strona konta alokacji umożliwia nam przetestowanie naszych ustawień. Ze wstążki należy wybrać Testuj alokację.
Wyświetli się nam podgląd konta lokacji, gdzie należy wprowadzić Kwotę do zaalokowania, aby system pokazał nam poniżej jakie kwoty zostaną zaksięgowane na dane konta.
6/ Przejdźmy teraz do faktury zakupu:
Na wierszach faktury wskazujemy:
Typ: Konto alokacji
Nr: 0003
Ilość: 1
Koszt jednostkowy: 1000
Uzupełniam dane nagłówkowe i przechodzę do podglądu księgowania, a następnie księguję fakturę.
Po zaksięgowaniu, sprawdzamy zaksięgowaną fakturę oraz powstałe zapisy i widzimy, że system rozalokował koszty na wskazane na koncie alokacji konta wraz ze wskazanym wymiarem PROD dla Warszawy.
Case 2:
Chcemy wykonać alokację kosztów na to same konto księgi głównej ale z innymi wymiarami, czyli:
1. 20% kwoty na wymiar DZIAŁ= ADM
2. 30% kwoty na wymiar DZIAŁ = IT
3. 50% kwoty na wymiar DZIAŁ = PROD
Co więcej tego podzielnika używamy nie do jednego konta, a do wielu w zależności od sytuacji. Czy to oznacza, że musimy tworzyć kilka kont alokacji dla wielu kont K/G?
Nic bardziej mylnego!
Przejdź na stronę Konta alokacji i uzupełnij Typ konta docelowego: Dziedziczenie z konta nadrzędnego oraz pola Udział jak na podglądzie poniżej, a następnie przypisz wymiary do wierszy alokacji.
Zobaczmy jak ta alokacja będzie działać na fakturze zakupu.
Uzupełnij dane nagłówkowe, a następnie na wierszach wskaż:
Typ: Konto K/G
Nr: Wskaż konto, na które będą alokowane koszty po wymiarach.
Koszt jedn.: 10 000
Nr konta alokacji: ADM/IT/PROD (utworzone przez nas we wcześniejszym kroku)
Zaksięgowany dokument na wierszach ma wskazane to same konto jednak z rozbiciem na różne kwoty i wymiary.
Dzięki możliwości dziedziczenia z konta nadrzędnego możemy stale wykorzystywać jeden podzielnik do różnych kont, co zaoszczędzi nam dużo czasu na tworzenie poszczególnych kont alokacji dla danych operacji finansowych.
Konta alokacji w systemie Business Central, pozwalają w prosty i przejrzysty sposób rozdzielać koszty zgodnie z rzeczywistymi potrzebami organizacji. Niezależnie od tego, czy dzielimy koszty pomiędzy różne konta K/G lub konta bankowe, czy rozbijamy je na różne wymiary wewnątrz tego samego konta K/G — system oferuje elastyczne i intuicyjne narzędzia wspierające ten proces.
Zachęcamy do śledzenia naszych kolejnych wpisów, w których pokażemy kolejne praktyczne zastosowania systemu i jego modułów w realiach działania przedsiębiorstw.
