Advanced Cost Allocations – rozszerzona alokacja kosztów w Business Central

Aplikacja Advanced Cost Allocations dla Microsoft Dynamics 365 Business Central ułatwia szczegółową ewidencję i rozliczanie kosztów produkcji. Umożliwia ona m.in. precyzyjną kalkulację i księgowanie kosztów produkcji, dzięki zaawansowanym funkcjom alokacji kosztów, alokacji odchyleń i księgowania równoległego, definiowanie kroków i sekwencji alokacji kosztów, alokację kwot na konta KG według zdefiniowanych kluczy podziału oraz ewidencję kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym​.

Pozwala to na dokładne wyliczenie rzeczywistego kosztu produkcji wyrobów gotowych – uwzględniając różnice między kosztami standardowymi, a poniesionymi – poprzez rozliczanie odchyleń na otwarte zlecenia lub korektę przyjęć produkcyjnych​. Aplikacja cechuje się elastycznością i ergonomią: użytkownik może samodzielnie skonfigurować reguły przeksięgowań i wyceny kosztów, bez konieczności zmiany standardu systemu czy wsparcia zewnętrznego konsultanta​. Zaawansowana Alokacja Kosztów jest zgodna z polskimi standardami rachunkowości dotyczącej kosztów produkcji i może być dostosowana do innych wymogów krajowych​.

• Dokładne kalkulacje kosztów: zaawansowana alokacja kosztów i odchyleń pozwala na rejestrowanie i przeksięgowanie wszelkich kosztów produkcji z zachowaniem precyzyjnych kluczy rozliczenia
• Krokowa alokacja kosztów: użytkownik definiuje kroki alokacji, czyli pojedyncze źródła i cele przeksięgowania, łącząc je w sekwencje z ustaloną kolejnością​. Do dyspozycji są metody alokacji „Stały klucz” (rozłożenie kosztów według procentowego udziału) i „Proporcjonalnie” (obliczanie klucza proporcji na podstawie wybranych danych)​
• Księgowanie równoległe: funkcja pozwala automatycznie lub wsadowo równolegle przenosić zapisy kosztowe pomiędzy     kontami KG – np. z układu rodzajowego na kalkulacyjny i odwrotnie – co standard Business Central oferuje tylko w ograniczonym zakresie​
• Wymiary domyślne dla dziennika zapasów: można zdefiniować zestaw domyślnych wymiarów (np. centrum kosztów,     oddział) zależnych od typu zapisu i grup księgowych (gł. gospodarczej, towarowej, zapasów); w rezultacie system automatycznie przypisuje określone wymiary do odpowiednich wierszy dziennika zapasów​
• Precyzja w kosztach produkcji: aplikacja uwzględnia zarówno koszty narzucone standardem, jak i faktyczne nakłady (np. robocizna, materiały), co pozwala na dokładne ustalenie wartości wyrobów gotowych oraz natychmiastowe rozliczenie odchyleń produkcyjnych na zlecenia​

Rozszerzenie funkcjonalności standardowej

Aplikacja Advanced Cost Allocations znacznie rozszerza możliwości standardowego Business Central w obszarze kosztów i księgowości produkcji. Standard BC pozwala jedynie na proste rozdziały kosztów lub obliczenia wynikające z pojedynczych modułów, natomiast ACA dodaje zaawansowane reguły i raporty. Kluczowe różnice i uzupełnienia to:

• Księgowanie równoległe w praktyce – ACA umożliwia tworzenie dodatkowych zapisów księgi głównej podczas rejestrowania transakcji kosztowych. Na przykład można automatycznie przenieść koszty z kont ogólnych do docelowych kont kosztowych (układ     kalkulacyjny) bez ręcznego wprowadzania. Ustawienie trybu (automatyczne lub wsadowe) i odpowiednich dzienników definiuje się w konfiguracji aplikacji
• Zaawansowane schematy alokacji – można definiować wiele kroków alokacji łączonych w sekwencje, precyzyjnie wskazując źródłowe i docelowe konta oraz klucze podziału. W szczególności mamy dostęp do metody Stały klucz (ustalony procent)     oraz Proporcjonalnie (klucz wyliczany dynamicznie)​, co pozwala np. rozdzielać koszty pośrednie stałymi udziałami procentowymi lub na podstawie definiowanej tabeli wag
• Wymiary dla dziennika zapasów – standardowo Business Central nie przypisuje automatycznie wymiarów do zapisów w dzienniku zapasów. Aplikacja dodaje mechanizm, który na podstawie typu zapisu i grup księgowych (np. centra kosztów, grupy produktu) stosuje wcześniej zdefiniowany zestaw wymiarów domyślnych​. Dzięki temu np. wszelkie przesunięcia magazynowe związane z produkcją czy korektami automatycznie otrzymują wymagane wymiarem (departament, projekt itp.) zgodnie z regułami firmy
• Integracja z produkcją – w przeciwieństwie do standardowego BC, który traktuje albo koszty standardowe, albo rzeczywiste w uproszczony sposób, ACA zapewnia ścisłą kontrolę odchyleń. Saldo konta kosztów (różnica między kosztami rzeczywistymi a kalkulowanymi) można rozliczać bezpośrednio na zlecenia produkcyjne lub poprzez korektę wyrobów gotowych, co umożliwia dokładne dopasowanie ewidencji kosztów do rzeczywistości rynkowej​

Przykłady praktycznego zastosowania

Aplikacja Advanced Cost Allocations znajduje zastosowanie w różnych scenariuszach kosztowych zwłaszcza tam, gdzie koszty pośrednie i wspólne wymagają rozdzielenia:

• Alokacja kosztów pośrednich – np. koszty administracyjne, wynajmu biura czy obsługi IT można rozdzielać na działy produkcyjne lub produkty. W praktyce definiuje się jeden krok alokacji z kont kosztów centralnych będących źródłem oraz wieloma kontami docelowymi i stałym kluczem procentowym (np. 40/30/30%) albo metodą proporcjonalną (np. w zależności od liczby pracowników czy powierzchni biura)
• Rozliczenie międzydziałowe – koszty wspólne (np. zarządu, centrali) rozdziela się między jednostki biznesowe. Przykładowo dział finansowy może alokować wspólne opłaty administracyjne do poszczególnych spółek zależnych według udziałów w przychodach lub stałych procentów. Metoda ta sprzyja uczciwemu rozdziałowi kosztów w strukturze firmy
• Alokacja wg udziałów i miar – dzięki kluczom alokacji można używać dowolnych metryk: liczby wyrobów, wartości sprzedaży, roboczogodzin czy nawet dowolnej wielkości zdefiniowanej w tabelach systemowych. Np. koszty energii w zakładzie można rozdzielać proporcjonalnie do zużytych kWh (jeśli taka tabela istnieje) lub ustalić stały udział dla każdej hali
• Centra kosztów i wymiary – koszty można alokować na różne centra kosztów lub oddziały, wykorzystując wymiary. Na przykład koszty referatu zakupów księgują się na wiele projektów; ACA pozwala stworzyć krok, gdzie źródłem są koszty ogólne, a kontami docelowymi – rachunki projektowe, z kluczem proporcjonalnym do budżetów projektów‍
• Rozliczenie odchyleń produkcyjnych – rzeczywiste koszty poniesione przez działy produkcji (np. zużyte materiały, godziny pracy) mogą rozliczać standardowe koszty zleceń. Jeżeli produkcja zużyła więcej surowców niż planowano, algorytm ACA pozwoli przesunąć tę różnicę bezpośrednio na zlecenia lub na wyroby gotowe, korygując wynik finansowy

Podsumowując, aplikacja Advanced Cost Allocations dostarcza działom finansowym zaawansowane narzędzia do pełnej i elastycznej obsługi kosztów produkcji. Pozwala na precyzyjne odzwierciedlenie struktury kosztów wewnątrz organizacji, automatyzuje żmudne przeksięgowania oraz poprawia dokładność wyceny produktów gotowych.

Dzięki zgodności z polskimi przepisami i prostemu interfejsowi dla użytkownika, ACA przyspiesza zamknięcia okresów oraz poprawia transparentność finansową przedsiębiorstwa, co stanowi istotną wartość dodaną dla każdego działu finansowego​.