KSeF 2.0 – praktyczny poradnik: czym jest, kogo dotyczy i jak się przygotować

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to elektroniczna platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie, archiwizację i wymianę faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Od 2022 roku funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne, ale od 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce.

KSeF 2.0 to nie tylko aktualizacja systemu – to całkowita zmiana sposobu obiegu faktur i związanych z nimi procesów w firmach. Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych oraz zmiany w codziennej pracy zespołów.

‍

Czym różni się e-faktura w KSeF od „tradycyjnej” faktury elektronicznej?

Wiele firm już dziś korzysta z faktur PDF czy elektronicznej wymiany dokumentów. Jednak faktura w KSeF to coś więcej – musi ona być:

• wystawiona w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze schematem FA(3)

• przesłana do systemu KSeF przed jej uznaniem za wystawioną

• oznaczona unikalnym numerem KSeF (nie przez wystawcę, tylko przez system)

• przechowywana centralnie – przez 10 lat, przez Ministerstwo Finansów

‍

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Zgodnie z ustawą i harmonogramem wdrożenia, obowiązek korzystania z KSeF obejmie:

• od 1 lutego 2026 r.: dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem)

• od 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców

‍

WAŻNE – od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli być gotowi na KSeF od strony zakupowej, a najwięksi również od strony sprzedażowej.

W przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.

W jaki sposób będzie wspierany KSeF z Business Central?

W odpowiedzi na nowe wymagania prawne IT.integro oraz Continia oferują niezależne rozwiązania do integracji Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

IT.integro rozwija własne, dedykowane narzędzie zgodne z polskimi przepisami w ramach rozwiązania Polish Localization, umożliwiające bezpośrednią wymianę e-faktur z KSeF w środowisku Dynamics 365 Business Central. Z kolei Continia Document Capture wspiera przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych, zapewniając pełną automatyzację ich obiegu. Niezależnie od wybranej ścieżki – zyskują Państwo zgodność z KSeF, oszczędność czasu i większą kontrolę nad dokumentami.

Jak się przygotować do KSeF 2.0?

Oto podstawowe kroki, które powinna wykonać każda firma:

1. Zapoznaj się z zasadami i wymaganiami KSeF – w tym zweryfikuj moment obowiązku korzystania oraz dostępy do KSeF

2. Przeanalizuj obecny proces fakturowania oraz obieg dokumentów

3. Zbierz wymagania i porozmawiaj z dostawcą systemu

4. Zaplanuj integrację systemu z KSeF i testy

5. Przeprowadź szkolenie dla użytkowników – nowe procesy wymagają przeszkolenia działu finansowego, księgowości i IT

‍

Jak Intersys może Ci pomóc?

Jako partner wdrożeniowy Microsoft, pomagamy firmom przejść przez cały proces wdrożenia KSeF 2.0, niezależnie od branży i stopnia cyfryzacji.

W ramach współpracy oferujemy:

• dostosowanie integracji KSeF z systemami D365 Business Central

• doradztwo procesowe – jak dostosować obieg faktur w Twojej firmie

• wsparcie w zakresie bezpieczeństwa, autoryzacji i podpisów

• szkolenia dla użytkowników

• testy w środowisku demo KSeF Ministerstwa Finansów

• wsparcie w przygotowaniu do pracy na wersji produkcyjnej

‍

Nie czekaj z decyzją – zyskaj czas i przewagę!

Im wcześniej rozpoczniesz wdrożenie, tym niższe ryzyko błędów i przestojów w Twoim biznesie.

Zgłoś się do Intersys – pomożemy Ci przejść przez wdrożenie KSeF sprawnie, bezpiecznie i przede wszystkim na czas.

Umów konsultację lub skontaktuj się z naszym zespołem: sales@intersys.pl

‍

Źródła:

1. Krajowy System e-Faktur (KSeF)

2. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur | IT.integro

3. Support for the FA(3) format in Poland