🔄 3-way match w Continia Document Capture: automatyczne dopasowanie faktur do zamówień i przyjęć

W wielu firmach dopasowanie faktury do zamówienia zakupu i dokumentu przyjęcia to czasochłonny proces, który często wymaga ręcznej analizy i weryfikacji danych. Continia Document Capture pozwala znacząco go uprościć dzięki mechanizmowi 3-way match, który może działać w dużej mierze automatycznie.

W praktyce oznacza to, że system sam próbuje powiązać fakturę z odpowiednimi dokumentami zakupowymi już na etapie importu, a użytkownik angażuje się głównie wtedy, gdy pojawią się rozbieżności lub sytuacje wymagające decyzji.

Co dzieje się z fakturą po imporcie

3-way matching w Continia Document Capture nie jest osobną operacją wykonywaną ręcznie przez użytkownika. To element przetwarzania faktury, który może uruchamiać się automatycznie po jej zaimportowaniu.

Proces przebiega w kilku krokach:

1. system rozpoznaje dane z faktury przy użyciu OCR

2. na podstawie odczytanych informacji wyszukuje powiązane dokumenty w Business Central

3. porównuje dane faktury z zamówieniem zakupu i/lub dokumentem przyjęcia

4. ocenia zgodność dokumentów i prezentuje wynik dopasowania

Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie łączyć faktury z dokumentami zakupowymi – większość pracy wykonuje za niego system.

Ustawienia, które decydują o poziomie automatyzacji

Działanie mechanizmu 3-way match definiujemy w ustawieniach szablonu dostawcy. To właśnie konfiguracja decyduje o tym, jak system interpretuje dane z faktury, jakie dokumenty bierze pod uwagę oraz kiedy wymagana jest ingerencja użytkownika.

W konfiguracji określamy m.in.:

• czy dopasowanie ma uruchamiać się automatycznie

• jakie typy dokumentów są uwzględniane (np. zamówienia zakupu i przyjęcia)

• według jakich kryteriów system dopasowuje dokumenty i wiersze (np. numer zamówienia, numer zapasu, ilość, cena jednostkowa lub opis)

• jakie odchylenia dla ilości i wartości są dopuszczalne

Odpowiednie ustawienia mają bezpośredni wpływ na skuteczność dopasowania oraz liczbę dokumentów wymagających ręcznej weryfikacji.

Jak system znajduje powiązane zamówienia i przyjęcia

Po imporcie faktury system analizuje podstawowe dane dokumentu, takie jak dostawca, waluta czy numer zamówienia. Następnie przeszukuje zamówienia zakupu oraz dokumenty przyjęcia w Business Central i próbuje określić, do jakiego scenariusza odnosi się dana faktura.

Faktura może zostać powiązana:

• z zamówieniem zakupu

• z zaksięgowanym przyjęciem zakupu

• jednocześnie z zamówieniem i przyjęciem (pełny 3-way match)

Dzięki temu możliwe jest dopasowanie zarówno prostych przypadków, jak i bardziej złożonych scenariuszy zakupowych.

Co dokładnie jest porównywane podczas dopasowania

Dopasowanie odbywa się nie tylko na poziomie nagłówka dokumentu, ale również na poziomie poszczególnych wierszy. To pozwala systemowi dokładnie ocenić, czy faktura odpowiada zamówieniu oraz faktycznie przyjętym towarom lub usługom.

Podczas analizy system porównuje przede wszystkim:

• ilości: zamówioną, przyjętą i fakturowaną

• ceny jednostkowe

• identyfikację pozycji (np. numer zapasu lub opis)

Mechanizm uwzględnia również typowe scenariusze biznesowe, takie jak:

• częściowe dostawy

• jedna faktura do wielu przyjęć

• powiązanie faktury z wieloma zamówieniami

W takich sytuacjach wynik dopasowania może nie być jednoznaczny i wymagać dodatkowej weryfikacji.

Kiedy system uznaje dopasowanie za poprawne

Istotnym elementem procesu są tolerancje, czyli dopuszczalne różnice pomiędzy dokumentami. Pozwalają one zaakceptować niewielkie odchylenia, które nie powinny blokować automatycznego przetwarzania faktury.

• jeżeli różnice mieszczą się w ustalonej tolerancji – pozycja uznawana jest za dopasowaną

• jeżeli tolerancja zostanie przekroczona – system oznacza rozbieżność

Dzięki temu użytkownik nie musi analizować każdej drobnej różnicy, a jego uwaga kierowana jest wyłącznie na faktyczne wyjątki.

Co widzi użytkownik po zakończeniu dopasowania

Po zakończeniu procesu system prezentuje podsumowanie dopasowania, które pozwala szybko ocenić zgodność dokumentu.

Użytkownik widzi m.in.:

• kwoty dopasowane oraz pozostałe do dopasowania

• wykryte różnice

• powiązane wiersze zamówień i/lub przyjęć

• informacje o ilościach oraz wartościach wynikających z faktury i dokumentów zakupowych

Dopasowane pozycje są wyróżnione, dzięki czemu łatwo zidentyfikować elementy wymagające sprawdzenia.

W jakich sytuacjach automatyzacja nie wystarczy

Choć 3-way match znacząco ogranicza pracę ręczną, nie każda faktura zostanie obsłużona automatycznie. Interwencja użytkownika może być potrzebna m.in. wtedy, gdy:

• na fakturze brakuje numeru zamówienia

• różnice przekraczają zdefiniowaną tolerancję

• system znajduje kilka możliwych dokumentów do dopasowania

• brakuje powiązanego przyjęcia lub zamówienia

• dane w wierszach faktury nie pozwalają jednoznacznie zidentyfikować pozycji

W takich przypadkach użytkownik podejmuje decyzję, jak powiązać dokumenty lub skorygować dane.

Jak osiągnąć wysoki poziom automatyzacji

Największą wartość 3-way match daje wtedy, gdy proces jest dobrze skonfigurowany i opiera się na spójnych danych w dokumentach zakupowych.

W optymalnym scenariuszu:

• dopasowanie wykonywane jest automatycznie podczas importu

• dokument bez rozbieżności zostaje automatycznie zarejestrowany

• powiązania z zamówieniami i przyjęciami zapisywane są bez udziału użytkownika

W praktyce oznacza to, że użytkownik pracuje głównie na dokumentach, które nie spełniły reguł dopasowania.

Co zyskujesz dzięki 3-way match

3-way match w Continia Document Capture przenosi znaczną część pracy z użytkownika na system.

System sam:

• wyszukuje powiązane zamówienia i przyjęcia

• porównuje dane na poziomie nagłówka i wierszy

• ocenia zgodność z uwzględnieniem tolerancji

• wskazuje rozbieżności wymagające uwagi użytkownika

W efekcie proces obsługi faktur zakupowych jest szybszy, bardziej uporządkowany i mniej podatny na błędy. Użytkownik nie musi ręcznie analizować każdej faktury – skupia się wyłącznie na wyjątkach, a w wielu przypadkach cały proces może przebiegać w pełni automatycznie.

Dziękujemy za uwagę i zachęcamy do śledzenia kolejnych materiałów z serii Out of the Box by Intersys.

🙋 Zainteresował Cię temat?

Napisz do nas na:

➡️ sales@intersys.pl

‍➡️ zarezerwuj 30-minutową konsultację poprzez Bookings

‍

‍