.png)
W dobie rosnących oczekiwań klientów i coraz większej presji na efektywność operacyjną, firmy coraz częściej sięgają po narzędzia wspomagające automatyzację codziennych procesów. Jednym z nich jest grupowa wysyłka zaksięgowanych faktur sprzedaży w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central – funkcja, która znacząco usprawnia proces fakturowania i komunikacji z klientem.
Dlaczego warto automatyzować wysyłkę faktur?
Tradycyjny sposób przesyłania faktur – ręczne wyszukiwanie, eksportowanie do PDF i wysyłanie e-mailem – jest czasochłonny i podatny na błędy. W firmach przetwarzających dziesiątki lub setki dokumentów dziennie, manualne działania mogą stać się uciążliwe w całym procesie sprzedaży.
Grupowa wysyłka faktur pozwala:
• Oszczędzać czas pracowników działu księgowości i sprzedaży,
• Eliminować błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych,
• Przyspieszyć obieg dokumentów,
• Zwiększyć zadowolenie klientów dzięki terminowej i spójnej komunikacji.
Jak działa grupowa wysyłka zaksięgowanych faktur w Business Central?
Funkcja ta pozwala na masowe przetwarzanie zaksięgowanych faktur sprzedaży i ich automatyczne wysyłanie do klientów – najczęściej za pośrednictwem e-maila, z załączonym dokumentem PDF.
Aby grupowa wysyłka dokumentów w systemie Business Central była możliwa należy dokonać poniższej konfiguracji:
1. Na stronie Profile wysyłania dokumentów na wybranym profilu w polu Adres e-mail należy wybrać opcję domyślnych ustawień:
2. Dodatkowo na kartotece Nabywcy w polu Adres e-mail należy przypisać adres e-mail kontrahentów:
3. Ponadto z pozycji kartoteki Nabywcy system daje możliwość przypisania układu dokumentu dla zaksięgowanej faktury oraz wiadomości e-mail:
4. Możemy również dokonać takich ustawień globalnie, tj. dla wszystkich zaksięgowanych faktur sprzedaży na stronie Wybór raportu – sprzedaż, wybierając odpowiedni układ treści wiadomości e-mail, wtedy treść wiadomości e-mail będzie jednakowa dla wszystkich klientów z przypisanym danym identyfikatorem raportu:
5. Dodatkowo jeśli zdecydujemy się na utworzenie kliku profilów wysyłania dokumentów to system umożliwia przypisanie konkretnego profilu do danego nabywcy, co można dokonać na kartotece Nabywcy w polu Profil wysyłania dokumentów:
Po tak przygotowanej konfiguracji możemy przejść na listę zaksięgowanych faktur sprzedaży. Tutaj użytkownik może wybrać dokumenty do wysyłki na podstawie daty, nabywcy lub innych kryteriów. Po kliknięciu „Wyślij”, wszystkie wybrane faktury trafiają do odpowiednich odbiorców:
Ponadto użytkownik ma możliwość zweryfikowania listy dokumentów, które zostały wysłane na stronie Wysłane wiadomości e-mail:
Poza wyżej wspomnianą konfiguracją do uruchomienia tej funkcji wymagane są odpowiednie uprawnienia użytkownika oraz zintegrowana usługa e-mail (SMTP lub Exchange Online).
Podsumowując, grupowa wysyłka zaksięgowanych faktur sprzedaży to jedno z tych rozwiązań, które przynoszą natychmiastowe korzyści – zarówno w kontekście oszczędności czasu, jak i jakości obsługi klienta. Dla firm korzystających z Microsoft Dynamics 365 Business Central to wręcz obowiązkowy krok w stronę cyfryzacji procesów.
Jeśli Twoja organizacja jeszcze nie wykorzystuje tego narzędzia – to dobry moment, aby zacząć.
Skontaktuj się z nami: sales@intersys.pl lub poprzez formularz na stronie :)
