🧾 KSeF w Business Central - sprawdź, jak działa w praktyce

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) od miesięcy pozostaje jednym z najważniejszych tematów dla działów finansowych i organizacji przygotowujących się do pełnej cyfryzacji obiegu faktur.

W naszym poprzednim wpisie – „KSeF 2.0 – praktyczny poradnik: czym jest, kogo dotyczy i jak się przygotować” omówiliśmy podstawy funkcjonowania systemu, obowiązki firm oraz nadchodzące zmiany.

Dziś przechodzimy krok dalej. Tym wpisem rozpoczynamy cykl artykułów poświęconych praktycznej obsłudze KSeF w Microsoft Dynamics 365 Business Central. W kolejnych materiałach pokażemy, jak realizować procesy zakupowe i sprzedażowe, wykorzystując dostępne na rynku rozwiązania – m.in. Polish Localization od IT.integro oraz Document Capture od Continia.

W części pierwszej skupimy się na procesie zakupu oraz tym, jak z pomocą Business Central i lokalizacji IT.integro wygląda praca z fakturami i komunikacja z KSeF.

🧠 KSeF w Business Central – podstawowe założenia

Wdrożenie KSeF w organizacji wykorzystującej Business Central umożliwia:

➡️ automatyczne pobieranie faktur zakupowych bez konieczności manualnej ingerencji,

➡️ weryfikację poprawności struktury danych oraz zgodności dokumentów,

➡️ powiązanie faktur z istniejącymi dokumentami zakupu,

➡️ kompletne odwzorowanie historii operacji i zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi,

➡️ usprawnienie wewnętrznych procesów obiegu dokumentów.

Business Central nie zawiera natywnej funkcjonalności integracji z KSeF, dlatego kluczową rolę odgrywają dedykowane rozszerzenia, takie jak Polish Localization oraz Continia Document Capture.

Proces zakupu z KSeF w Business Central – ujęcie z perspektywy Polish Localization

Rozwiązanie IT.integro - Polish Localization rozszerza możliwości systemu Business Central o funkcje niezbędne do prawidłowego przetwarzania faktur zgodnych ze standardem KSeF. Poniżej przedstawiamy formalne omówienie procesu zakupowego.

1. Konfiguracja komunikacji z KSeF: obejmująca rejestrację certyfikatów lub tokenów, ustanowienie uprawnień użytkowników oraz weryfikacją poprawności połączenia
2. Pobieranie faktur zakupowych: po skonfigurowaniu środowiska system cyklicznie pobiera dokumenty przypisane do danego podmiotu, zapisuje je w dedykowanej sekcji Business Central oraz udostępnia metadane dokumentu, takie jak numer KSeF, kontrahent, daty oraz kwoty
3. Walidacja dokumentów: pobrana faktura jest poddawana automatycznej analizie, która obejmuje weryfikację struktury XML, sprawdzenie danych kontrahenta, identyfikację potencjalnych błędów lub niezgodności, jak i udostępnienie podglądu dokumentu w przyjaznej użytkownikowi formie
4. Tworzenie dokumentów zakupu: na podstawie danych zawartych w strukturze FA (3) system generuje dokument zakupu, tworzy pozycje dokumentu oraz wiąże fakturę z istniejącymi zamówieniami zakupu, jeśli takie występują
5. Księgowanie i archiwizacja: po zatwierdzeniu dokumentu faktura zakupowa zostaje zaksięgowana, system zapisuje numer KSeF, archiwizuje oryginalny plik XML oraz tworzy pełną historię przetwarzania dokumentu.

Znaczenie procesu dla organizacji

Dzięki integracji KSeF z Business Central przy wykorzystaniu Polish Localization przedsiębiorstwa:

🎯 minimalizują czas potrzebny na obsługę faktur

🎯 zapewniają zgodność procesów z aktualnym prawem

🎯 uzyskują większą kontrolę nad dokumentacją

🎯 zmniejszają liczbę błędów oraz ryzyko niezgodności

🎯 poprawiają transparentność procesów finansowych

🎯 rozwiązanie to stanowi ważny element profesjonalizacji procesów księgowych

Podsumowując

KSeF w Business Central wspierany przez Polish Localization to rozwiązanie, które realnie zmienia sposób obsługi faktur zakupowych. Automatyzuje procesy, zwiększa kontrolę i minimalizuje ryzyko błędów. Dla organizacji chcących pracować szybciej, pewniej i zgodnie z przepisami, to kierunek, który zdecydowanie obrać już teraz.

Chcesz w pełni wykorzystać KSeF i zautomatyzować swoje procesy zakupowe? Skontaktuj się z nami - sales@intersys.pl. Pokażemy, jak zrobić to najlepiej w Business Central!