Cele w CRM – kij do marchewki, konieczność czy motywator?

Kiedy mówimy o celach w ramach organizacji, od razu myślimy: „kontrola”. Dlaczego — czyżby potrzeba rozwoju w życiu zawodowym była aż tak negatywnie odbierana przez pracowników? Istnieje cienka granica pomiędzy motywacją do działania a kontrolą efektów pracy.

Motywowanie stanowi proces świadomego i celowego oddziaływania na chęć do pracy i rozwoju poprzez stwarzanie środków oraz możliwości realizacji oczekiwań pracowników oraz wartości, co jest konieczne do osiągnięcia celów motywującego z uwzględnieniem otoczenia obu stron procesu. Dlatego fundamentem motywowania jest budowanie maksymalnej zbieżności celów (oczekiwań i wartości) pracownika oraz organizacji.

Sprzyjającym środowiskiem dla obydwu stron jest system Microsoft Dynamics 365, który w standardzie daje możliwość nie tylko wytyczenia jasno określonych celów, ale i pokazuje stopień ich realizacji z wykorzystaniem czytelnych wykresów. Jest też doskonałym narzędziem kontroli jakości i efektywności pracy.

W jaki sposób?

Cele w Microsoft Dynamics 365

Cele z jednej strony wynikają z oczekiwań biznesowych, z drugiej zaś – służą do przygotowania zespołu oraz zmotywowania go do osiągnięcia określonej wartości w danym okresie.

System Microsoft Dynamics 365 umożliwia określenie wartości docelowych dla sprzedaży wśród osób bądź zespołów oraz sprawdzanie postępów podczas ich osiągania. Co więcej, system pozwala na przypisanie jednej osobie kilku celów, zdefiniowanych dla rozmaitych typów rekordów. Zobaczyć to wszystko można dzięki dostosowanym metrykom:

• kwotowych, np. przychód czy marża
• liczbowych, np. ilość spotkań, ilość sprzedanych produktów, ilość rozwiązanych spraw

Hierarchia celów

Ustalanie celów jednostkowych to tylko wycinek funkcjonalności, która w ramach licencji dostępna jest już w standardzie systemu. Cele w systemie Microsoft Dynamics 365 można również budować dla zespołów. Menedżer sprzedaży może utworzyć cel dla siebie, zespołu którym zarządza oraz skojarzyć ze sobą te dwa zadania. Dzięki temu będzie obserwować, jak realizacja celów poszczególnych handlowców wpływa na rzeczywistą sprzedaż całego zespołu.

Czy można budować hierarchię celów? Oczywiście, że tak!

Dzięki relacji nadrzędności, rekordy celów w systemie Microsoft Dynamics 365 można ze sobą połączyć w hierarchiczną strukturę. Dzięki temu realizacja celu nadrzędnego jest sumą celów podrzędnych.

Przykładem może być duża firma, która realizuje sprzedaż w wielu regionach. Przy pomocy Microsoft Dynamics 365, w którym ustalono cele, w czytelny sposób można porównać wyniki sprzedaży w poszczególnych regionach.

Cel regionalny będzie się składał z celów kierowników zespołu, a cel kierownika danego zespołu, będzie sumą realizacji celów podległych mu handlowców.

Cele oprócz tego, że muszą być realne do wykonania, muszą być przede wszystkim mierzalne i porównywalne. Microsoft Dynamics 365 dzięki strukturze celów ułatwia porównanie ze sobą wyników poszczególnych handlowców, zespołów czy regionów sprzedaży.

Można dzięki nim tworzyć również rankingi i pokazać wyniki zespołu sprzedaży, lub TOP 10 handlowców.

Co można mierzyć?

Cele w Microsoft Dynamics 365, poza danymi sprzedażowymi, mogą również dotyczyć informacji z różnych kartotek, pod warunkiem, że możliwe jest ich sumowanie bądź liczenie. Kilka przykładów:

• Ilość sprzedanych konkretnych produktów
• Ilość pozyskanych potencjalnych klientów
• Ilość rozwiązanych spraw
• Czas wykonanych rozmów
• Ilość przeprowadzonych spotkań
• Wartość faktur
• Wartość szans sprzedaży

Okres obowiązywania celu

W systemie Microsoft Dynamics 365 można zdefiniować cel dla okresu obrachunkowego lub dowolnego niestandardowego terminu. Przykładowo może się zdarzyć, że dana organizacja połączy się z inną, która stosuje odmienne terminy rozliczeń – wówczas można je zmienić, aby dopasować się do obowiązujących cykli w nowej organizacji.

W którym punkcie jestem?

Praca zawsze niesie za sobą nowe wyzwania i coraz wyżej stawiane wymagania. Istotne jest by były one czytelnie i jasno sprecyzowane, co ułatwi pracownikom sprostanie oczekiwaniom oraz zmotywuje ich do pracy i realizacji zadań, które będą przed nimi stawiane.

Cele określone w systemie Microsoft Dynamics CRM wskazują nie tylko rezultat, który pracownik w danym okresie ma osiągnąć, ale również bieżący stan realizacji wyznaczonego targetu, dzięki czemu w każdym momencie wiemy, do czego dążymy i na jakim etapie realizacji założeń akurat się znajdujemy.

Dzięki zestawieniom zapytań, których zadaniem jest precyzowanie metryk kwotowych czy ilościowych, możemy pokazać użytkownikowi 2 wartości:

• wartość rzeczywistą, która wskazuje rzeczywistą ilość lub liczbę wykonanych mierzalnych wyników, takich jak zamknięte faktury lub przeprowadzone spotkania z klientami
• wartość w toku, która uwzględnia mierzalne wyniki, które mogą przyczynić się do realizacji celu, ale nie są jeszcze traktowane jak wyniki rzeczywiste, np. pole zestawienia w toku pokazujące liczbę zaplanowanych spotkań z klientami.

Nie tylko uzyskujemy pełen obraz sytuacji bieżącej, ale również możemy wywnioskować kolejne, niezbędne kroki do osiągnięcia założonego celu.

Śledzenie celów

Realizacja celów to nie tylko raporty, których analiza pochłania bardzo dużo czasu. A kiedy mamy go na to znaleźć? W kalendarzu terminy, spotkanie za spotkaniem, a tu jeszcze trzeba wystawić dokument czy zarządzić pracą zespołu.

Raporty w formie wykresów ułatwiają analizę porównawczą danych. Czytelne, wyraźne diagramy, dzięki którym w mgnieniu oka można odnaleźć i przeanalizować wszystkie niezbędne informacje, takie jak:

• cel – punkt wartościowy lub ilościowy,
• cel ambitny – punkt wartościowy lub ilościowy,
• rzeczywistą wartość realizacji celu,
• bieżący status realizacji celu,
• znacznik czasu, który pokazuje, gdzie aktualnie powinienem być z realizacją celu.

Wyświetlenie realizacji celów handlowców na jednym wykresie umożliwia porównanie wyników zespołu w każdym momencie okresu realizacji celu. Dzięki temu zestawieniu można też wprowadzić element grywalizacji do codziennej pracy i motywować członków zespołu do jeszcze efektywniejszej pracy.

Cele w Microsoft Dynamics 365 to niewątpliwie elastyczne narzędzie, które pozwala na łatwe zarządzanie działalnością operacyjną firmy i poziomem realizacji wyznaczonych targetów na bieżąco. Ważne jest aby pamiętać, że każdy cel musi mieć przypisanego właściciela i dotyczyć tylko danego okresu fiskalnego. W związku z tym, aby śledzić cel w kolejnych okresach rozliczeniowych, trzeba tworzyć cele od nowa i za każdym razem osobno dla każdego użytkownika czy zespołu. Jest to jednak mechanizm standardowy, który da się dostosować do indywidualnych potrzeb – tak, aby zachować płynność planowania i osiągania celów w długofalowym rozwoju firmy.

Przed każdą zatrudnioną osobą stawiane są cele, które musi ona osiągnąć, by wspomóc rozwój firmy. Dlatego jeżeli będziemy wspierać pracowników narzędziami, pozwalającymi im te cele osiągnąć i kontrolować ich realizację, z pewnością przyniesie to więcej pożytku niż strat.

‍