Nowość w BC v23: Wprowadzenie approval workflow w obszarze Finanse - przepływ pracy akceptacji instancji i wierszy dziennika głównego

Jednym z najważniejszych aspektów efektywnego zarządzania biznesem jest skuteczny przepływ pracy i właściwe zatwierdzanie procesów.

W najnowszej wersji Systemu Business Central - wersja 23, pojawiła się dodatkowa przydatna opcja w procesie zatwierdzania dokumentów, która znacząco ułatwia zarządzanie procesami firmy - Approval Workflow/Przepływy pracy i ma dużą wartość biznesową.

Niektóre transakcje wymagają większej kontroli ze strony kierowników i zatwierdzenia przed zaksięgowaniem. Upewnienie się, że takie transakcje pozostaną niezmienione po zatwierdzeniu ma ogromne znaczenie, ponieważ pozwala zapewnić zgodność z polityką firmy.

Korzyści płynące z Approval Workflow, które znacznie ułatwiają zarządzanie działalnością firmową:

• ‍Zautomatyzowane zatwierdzanie: Dzięki Przepływom pracy zatwierdzania, firmy mogą skonfigurować reguły, które automatycznie kierują zlecenia do odpowiednich osób do zatwierdzenia. To redukuje czas potrzebny na ręczne przeglądanie i zatwierdzanie każdego żądania, przyspieszając tym samym procesy.
• ‍Zwiększona dokładność: Automatyzacja procesu zatwierdzania pomaga w redukcji błędów ludzkich, co z kolei prowadzi do zwiększenia dokładności operacji w firmie. Możliwość ustawienia reguł systemowych eliminuje ryzyko pomyłek.
• ‍Łatwość śledzenia procesów: Wszystkie żądania i procesy zatwierdzania są rejestrowane w systemie, co umożliwia łatwe śledzenie statusu każdego zlecenia. To pozwala na lepszą kontrolę nad procesami w firmie.

Korzystanie z funkcji Approval Workflow w Systemie Business Central jest intuicyjne. Administracja firmy może skonfigurować Workflow akceptacji, definiując reguły zatwierdzania dla różnych rodzajów transakcji. Następnie, gdy transakcja spełni określone warunki, zostanie automatycznie przekierowana do właściwej osoby w celu jej zatwierdzenia poprzez powiadomienie jej za pomocą wybranej metody np. wiadomości email.

Do tej pory w Business Central możliwe było tworzenie przepływów pracy dla np. dokumentów zakupu czy kartoteki klienta.

Wraz z wave 2 (BC23), w systemie pojawiła się możliwość akceptacji wierszy Dzienników Głównych lub całych instancji. Informacja o statusie akceptacji (Wysłano do akceptacji, Oczekuje na akceptację, Zaakceptowano) pojawia się w prawym górnym rogu na karcie Dzienniki główne lub w przypadku przepływu pracy dotyczącego akceptacji wierszy - na wierszach.

W celu wysłania żądania akceptacji wystarczy kliknąć w przycisk Żądaj akceptacji i wybrać odpowiednie pole - Instancja dziennika lub Wybrane wiersze dziennika.

Jeśli przepływ pracy Dziennika Głównego nie jest włączony, żadne z tych pól nie będzie widoczne:

Po wysłaniu prośby o akceptację pole Stan akceptacji odpowiednio zaktualizuje się:

W tym czasie osoba uprawniona do zatwierdzenia dokumentu zostanie o tym poinformowana np. drogą mailową. Żądania akceptacji można przetwarzać na stronie Zapisy akceptacji. Kiedy rekord zostanie zatwierdzony lub odrzucony, stan akceptacji w polu Stan zostanie zmieniony na Zatwierdzony lub Odrzucony.

W celu skonfigurowania przepływy pracy akceptacji instancji/wiersza dziennika głównego należy wejść na stronę Przepływy pracy i aktywować gotowy do użycia szablon przepływu:

Na karcie Konfiguracja użytkownika akceptującego należy także dostosować użytkowników zatwierdzających i ustawić powiadomienia klikając w Ustawienia powiadomienia.

Następnie określamy Grupy użytkowników przepływu pracy:

Więcej na temat ustawienia Przepływów pracy można znaleźć w jednym w wcześniejszych wpisów 👉 Przepływy pracy – idealny sposób na łączenie zadań procesów biznesowych:

Dodatkowo, wysyłając do akceptacji Dzienniki Główne lub wybrane Wiersze Dziennika Głównego, Business Central gwarantuje, że Użytkownicy nie będą mieć możliwości dokonać zmian wdanych przed lub po ich zatwierdzeniu.

W przypadku stwierdzenia przez osobę akceptującą błędu ludzkiego np. niepoprawnie wpisane konto, w systemie Business Central wyświetlony zostanie komunikat o błędzie. Informacja ta pozwoli osobie zatwierdzającej dokonać poprawki lub odesłać niezaakceptowany Dziennik główny z powrotem do nadawcy.

Podsumowując, wprowadzenie funkcji akceptacji instancji i wierszy dziennika głównego w systemie Business Central v23 to krok naprzód w kierunku bardziej efektywnego i zautomatyzowanego zarządzania procesami biznesowymi. Dzięki możliwości zatwierdzania transakcji, firmy mogą osiągnąć większą efektywność, dokładność i kontrolę nad swoimi operacjami. Warto rozważyć wdrożenie tej nowej funkcjonalności, aby usprawnić swoje procesy w firmie.

Zachęcamy do śledzenia wpisów na naszym DynamicsBlog by Intersys, które prezentują aktualizacje systemu Business Central, ponieważ Microsoft stale wprowadza innowacje, mogące zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi operacjami.